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站会的目标

说到站会,人们最熟悉的是Scrum站会,典型的形式是团队围成一圈,依次回答三个问题:昨天做了什么?今天准备什么?有什么阻碍或问题?

通过站会,Scrum团队成员了解其他成员的工作,从而更好地协作,达成迭代目标。

看板方法应用得当、可视化价值流实践执行到位,以上三个问题完全可以清晰地展示在看板上,所以没有必要再回答这些问题了。那站会的目标是什么呢?

 

回到精益看板方法本身的目标——顺畅和高质量地持续交付有用的价值,相应的,看板站会要聚焦于价值的流动,而非个人工作。站会的目标是:促进团队有效协作和聚焦,促进价值顺畅流动和交付,同时通过站会同步需求进展和暴露问题及风险,把可视化价值流实践落地到位。

站会的前提

在建立了如下图的精益看板系统的可视化价值流、明确流转规则和限制在制品数量的三个实践之后,还需要管理价值流动和建立效能反馈闭环并持续改进。

管理价值的流动具体包含管理价值流动过程、价值的输入和价值的输出,关于管理价值流动过程的一个很重要的实践就是每日看板站会。

以云效看板为例

站会的组织形式

1、频次:每天(每个工作日),时长不超过15分钟,一般在早上,具体时间团队可根据实际情况调整,一般建议9:45或10点开始;

2、三个相同:同一个团队在同一时间、同一地点在看板前进行日站会,形成固定的节奏后,会变成团队的习惯;

3、协调人:团队成员站在围在看板前,由一位协调人来带领团队从右往左(⬅️)逐列走读看板;协调人可以固定,也可以轮流进行;

4、电脑:为了让站会更加聚焦和高效,负责投屏和记录的同学可以带电脑,其他人不需要带电脑;

站会前:需求和任务的状态已更新

1、团队已按照统一优先级的规范更新需求的优先级,辅助优先级,状态、期望日期等。

2、开发同学按照实际情况更新需求和任务的状态(做到任务向需求对齐)。

  • 需求负责人负责协调把开发中的需求拆分成任务(如下图),并协调需求从开发完成,测试,直到发布完成为止;
  • 已拆分好的任务需指派到个人,任务的颗粒度在1-2天的工作量,确保每天都有看得见的进展 ,及时暴露风险和问题;
  • 任务责任人已更新好任务的状态和截止日期;
  • 如有外包或则接口人合作:外包同学也需要在站会前更新状态,接口人按流转规则进行状态流转。

站会重点关注的信息

站会上不需要检视每一张卡片,本着“促进价值顺畅流动和交付” 的目的,我们要重点关注影响价值流动的问题和阻碍项,如下图所示,绝大部分问题会标记橙色或红色,可以很清晰地体现在云效电子看板上。

  • 瓶颈和队列:某个环节不顺畅时,需求积压形成队列,这就是瓶颈所在,瓶颈是站会第一重点关注点,因为系统的流量往往是由瓶颈决定,只有解决了瓶颈问题,价值才能顺畅地流动。看板上的表现就是某一列的需求卡片数量特别多。
  • 关键的缺陷:缺陷会阻碍需求的流动,而且缺陷多容易出现需求积压,从而阻碍其他需求的流动。阻塞需求流动的缺陷需要及时解决,期待做到缺陷日清(缺陷发现后24小时内解决,甚至当天就解决),在Fixed状态(指缺陷已修复,待提出者验证)的缺陷需要及时验证和关闭。保持缺陷及时发现即时解决和关闭,保持存量缺陷保持低水位。站会时需要抽1-2分钟过一下整体缺陷的状况。
  • 重点关注的需求:指涉及重点商业利益或风险的重点需求,看板上会用红色的标签来凸显。
  • 阻碍和问题:指因外部(如依赖)或内部(如设计缺陷)原因无法正常流动的需求。团队需关注被阻碍的需求,跟踪和推动问题解决,及时恢复它们的流动。看板上会红色的阻碍项来标记。
  • 到期或即将到期的需求:部分需求有明确的完成时间要求,例如存在对外承诺的需求。如果它们即将到期或已经到期,就需要特别关注,以确保承诺的达成。看板上快到期的需求会用橙色凸显时间,已到期的需求会用红色凸显时间。
  • 中断:指某个步骤供给不足,价值流出现中断,如上图中,就绪(待开发)这列没有需求,此时上游队列需要尽快供给到该列。
  • 未反应在看板上的问题:走读完看板,还需要添加一个问题:“是否有为反映在看板上的问题需求沟通”。团队当然需要关注没有反映到看板上的问题,同时,团队和站会的协调人需要有意识地思考,这类问题是否可以和应该反映在看板上,以提高可视化和执行的效果。

站会中:促进价值顺畅流动

  • 站会上,团队按照”站会重点关注信息6+1″从右向左检视各列,促进价值顺畅流动,同时要避免在一个问题上花费过长时间,耗时长的讨论要放在会后小范围进行。
  • 15人以内的团队,站会要能在15分钟内完成,在现实中,效果不好的站会,往往耗时会比较长。
  • 站会中讨论带来的变化,需即时更新到看板上,如有问题,也需要及时记录。
  • 下图给出了站会中应该做到和应避免的问题:

还需要明确的是,站会只是团队沟通的一个场景,更多的沟通要在平时和更小范围内发生,而不是过度依赖于站会。

站会后:信息透明,风险和问题跟进

站会需要达成的成果:

  • 看板已处于最新的状态,反映站会讨论的结果。
  • 识别阻碍需求流动的问题,并现场解决或则安排会后跟踪的Action。
  • 团队成员了解项目的整体进展和状态。
  • 团队成员清楚工作的优先级。
  • 会后小范围讨论需求较长时间才能解决的问题。

 

总结:

  • 站会的目标是:促进团队有效协作和聚焦,促进价值顺畅流动和交付。
  • 站会要以价值交付为线索,从右向左检视需求的状态,聚焦于发现和处理价值流动中的问题。
  • 不应该依赖站会检查每个人的工作,价值交付的状态和问题应该已清晰的体现在看板上,良好设计和应用的看板是高效站会的基础。
  • 更多的协作应该即时发生,不应该完全依赖站会来进行团队协作。
  • 一个好的站会,帮助团队了解整体的价值流动状况,促进有效的协作,并即使处理价值流动的问题,保障价值顺畅流动。

附1:站会Checklist:

1.   需求和任务的状态在站会前已更新;

2.  提醒带电脑同学合上电脑,只有投屏和做记录的同学使用电脑;

3.  从右往左检视各列,按照6+1类关注点进行;

4.  开发中的需求数量是否已超过卡片数量的限制;

5.  开发中任务是否向需求对齐;

6.  需求是否按照既定的流转规则进行流转;

7.  单独快速过一下缺陷的总体状况,保持缺陷库存低水位;

8.  记录要跟踪的问题和依赖项;

9.  会后小范围讨论遗留要解决的问题;

附2:站会中会碰到的问题:

Q:开发同学站会上讲了很多,可产品经理同学却听不懂,同时对需求的进展也不太清晰。

A:按照Scrum的方式,回答三个问题,开发同学往往说的是技术实现和细节,产品经理自然会听不懂。需求作为价值是产品经理的输入,看板关注的是价值流动,不是任务的完成情况,需求的状态和问题可以很清晰地在看板上体现出来,同时在开发中的需求也会拆分成各端或各模块的任务,拉通技术各角色之间的协同。采用云效电子看板既可以看到价值的流动,也可以看到任务的进展和对齐,产品和开发同学都可以一目了然知道目前的进展与问题。

Q:团队处于两地,甚至多地,站会如何开?

A:电子看板的好处就是便于异地开发,各地成员都打开看板页面,同时用电话会议的方式接入,进行异地站会。目前云效看板已可以做到需求卡片移动后实时同步。

Q:为啥看板要从右到左检视各列,而不是从左到右检视呢?

A:从右往左,一方面体现价值拉动的方向,另一方面是为了更好地贯彻“暂缓开始,聚焦完成”的原则,让接近完成的需求尽快的完成,而不是开始更多的需求开发。譬如测试中发现的Bug,从右到左更方便优先解决Bug。

Q:站会时间到了,但还有个别同学没有到,是等他还是不等?

A:团队需要共识此类事情发生的机制,避免这样的事情发生。当确实有个别成员迟到了,一般建议站会还要在固定的时间和地点进行,当然团队对于迟到可以有团队处理的办法,譬如邀请迟到的同学给大家买水果吃等等。

Q:两个需求都进行了近一半却都不能提测?如下图。

A:图中用红框圈起来的两个需求,一个是前端任务已完成,后端任务在处理中,另一个是前端任务在处理中,后端任务已完成,这种情况需要避免,团队需要聚焦其中一个需求,让其快速完成,而不是启动两个,让两个都只是完成一半或90%。

最后,关于站会,你有哪些想法?欢迎在留言区分享,我们期待与更多同学一起交流、讨论。

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